Compliance, importado do inglês, remete-se ao termo “conformidade”; a algo que se submete a um processo ou se encaixa em uma série de procedimentos internos. 

 

Para o mundo empresarial e de startups, significa o produto total de um conjunto de matérias, procedimentos e casos que desaguam na elaboração de regulamentos, leis e normas, que devem ser cumpridas para assegurar o bom funcionamento das atividades. Dessa forma, estar “em compliance” significa estar de acordo com as diretrizes fundamentais do negócio. 

 

No mundo jurídico, significa assegurar o cumprimento de normas e deveres legais, para que as práticas diárias estejam em conformidade com a legislação, regulamentações, documentos societários, contratos e políticas internas das empresas. 

 

Para lhe auxiliar a definir qual o nível de compliance do seu negócio, elaboramos um checklist com alguns quesitos essenciais: 

 

• Você consegue identificar facilmente quais as leis e regulamentações se aplicam a seu negócio? 

 

• Sabe se a atuação desempenhada pela empresa está submetida à regulamentação de um ente regulador? Se sim, quais são eles?

 

• Existem programas que estimulem, sempre, o alinhamento dos colaboradores com os sócios e investidores da empresa?

 

• O negócio está alinhado e em dia com as obrigações fiscais e tributárias?

 

• Houve a implementação de programa de governança de dados, bem como adequação da sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)? 

 

• A análise de riscos é feita de forma controlada e escalonada?

 

• Há a adoção de um sistema de monitoramento para controle efetivo dos riscos com as informações que tramitam dentro da empresa? 

 

• Os colaboradores têm ciência e possuem capacitação com relação às políticas da empresa?

 

• Você possui um processo de Onboarding para os colaboradores, fornecedores e demais terceiros que estão envolvidos na operação?

 

• Os documentos jurídicos que se aplicam ao negócio, tais como Termos de Uso, Política de Privacidade, Política de Cookies, estão facilmente disponíveis para seus clientes terem acesso?

 

A definição e a gestão de compliance faz o papel de alinhar expectativas e conhecimentos. Também dá visibilidade ao negócio, na medida em que cria laços pessoais com clientes, colaboradores e investidores, uma vez que demonstra claramente a cultura da empresa e seus critérios éticos. 

Os investimentos se tornaram práticas frequentes no atual ambiente empresarial.  Independente do porte, trata-se de operações que envolvem alto risco, haja vista eventual passivo que a empresa possa apresentar e, consequentemente, representar perdas financeiras significativas.

 

Neste cenário a Due Diligence, ou em português “diligência prévia”, é um processo pensado para trazer maior segurança para todos os envolvidos, mitigando eventuais problemas futuros e garantindo um relacionamento mais saudável entre as partes envolvidas. 

 

O que é Due Diligence? 

A Due Diligence trata-se de uma investigação, a ser realizada após a fase inicial de negociações relativas às premissas do negócio, e que conta com análise de riscos, econômica, leitura de dados e pesquisas práticas. 

 

O que normalmente é analisado? 

Os aspectos a serem analisados diferenciam-se de acordo com a peculiaridade de cada negócio, complexidade da operação e riscos envolvidos, de modo que o checklist para realizar a referida auditoria é personalizado.

 

Os principais aspectos analisados são:

 

• Societário: Neste ponto avalia-se toda a documentação formal da empresa, desde a constituição, histórico de alterações já ocorridos, Acordos de Sócios, Atas de reuniões/assembléia e demais órgãos deliberativos, livros societários, até questões mais detalhadas como por exemplo, procurações em vigor, dentre outras.

 

• Contratual: Em relação a este item, é realizado levantamento dos contratos firmados com fornecedores, clientes, parceiros, para posterior auditoria dos termos e cláusulas do contrato, bem como para verificar se estão vigentes, se foram renovados ou se eventualmente estão vencidos.

 

• Compliance: O objeto da análise de Compliance possui dois vieses, interno e externo.  O primeiro diz respeito às políticas instituídas pela empresa com seus colaboradores, fornecedores e parceiros, desde códigos de conta e ética, até aqueles relacionados com a segurança da informação.  Já o aspecto externo, avalia-se o panorama regulatório da atividade, se eventualmente se submete a algum ente regulador e, em caso positivo, se está atuando de acordo com as normativas.  É nesse aspecto, também, que a empresa é avaliada sob o ponto de vista da proteção e privacidade dos dados, ou seja, se há aplicação e adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

 

• Trabalhista: Este quesito diz respeito à análise de todo o quadro de colaboradores da empresa, onde é auditada a folha de pagamento, contrato de trabalho, contrato com prestadores de serviço pessoa jurídica (Contrato PJ), acordos coletivos de trabalho, termos de ajustamento de conduta firmados com o Ministério Público do Trabalho, dentre outras documentações.

 

• Processos judiciais e administrativos: Varredura perante os órgãos judiciais e administrativos, para obter lista de processos ativos, procedimentos arbitrais em andamento e análise de risco de cada um deles.

 

• Propriedade Intelectual: Mapeamento realizado sobre propriedade intelectual da empresa, histórico de registro, licenças de uso de software, certidões perante o INPI com objetivo de auferir regularidade ou eventual procedimento de nulidade, dentre outros.

 

• Tributário: Avaliação dos lançamentos contábeis dos tributos pagos nos últimos anos, relatório de situação fiscal, inscrições estaduais e municipais, regime de tributação e outras séries de certidões para auferir os aspectos tributários da empresa.

 

• Bens: Identificar bens de propriedade da empresa, se eventualmente o sócio possui bens particulares equivocadamente em nome da empresa, registros imobiliários, contratos de locação e demais certidões relacionadas.

 

Tipos de Due Diligence

Para Startups esse processo se mostra especialmente relevante aos investidores e em fusões e aquisições empresariais, na medida em que os negócios se tornam um só, passando a ter contas, regime de pessoal e empasses jurídicos, ou procedimentais, conjuntos. A realização de Due Diligence de Fusões e Aquisições também fornece segurança aos envolvidos, uma vez que traça um plano geral de como funcionam os processos internos, contribuindo para a solução de eventuais desafios.  

 

Como fazer o Due Diligence

A Due Diligence normalmente é realizada por assessoria jurídica em conjunto com assessoria contábil, em razão dos diferentes aspectos técnicos que venham a surgir.

 

Tendo isso em mente, a primeira etapa é identificar profissionais qualificados para realizarem o trabalho e, na sequência, realizar reunião técnica, para identificar qual o nível de complexidade e profundidade exigida na Due Diligence, estas definições irão pautar o escopo de quais pontos deverão ser analisados. 

 

Uma vez definida a rota, a segunda etapa irá efetivamente iniciar os processos investigativos. Neste momento serão reunidos diversos tipos de documentos e, em certos casos, realizadas entrevistas com personagens importantes. Nesta etapa, o Due Diligence irá lidar com dados sigilosos, tornando-se essencial o uso de uma ferramenta jurídica capaz de proporcionar segurança para todos os envolvidos, com o NDA (Non Disclosure Agreement). 

 

Por fim, o processo irá resultar na produção de relatórios construídos com base nos objetivos traçados, oferecendo informações relevantes para tomadas de decisões mais seguras, ou planejamentos estratégicos futuros mais assertivos. 

 

Conclui-se, portanto, que o processo de Due Diligence carrega grande relevância, principalmente para negócios inovadores, visto que garante uma coleta de informações relevantes para pautar o desenvolvimento sustentável do negócio, apontando eventuais falhas e empecilhos que poderão dificultar negociações futuras das mais diversas naturezas.